Privacyverklaring

Versie 15 augustus 2026 — GDPR/EU v2

Valu5 B.V. verwerkt persoonsgegevens om het VALU5-platform veilig en zorgvuldig te laten werken, deelnemers toegang te geven, trajecten en assessments uit te voeren, rapportages beschikbaar te stellen, organisaties te ondersteunen en vragen of verzoeken af te handelen. We verwerken niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs nodig is voor deze doeleinden.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

De rol van Valu5 B.V. hangt af van de verwerking. Voor verwerkingen waarbij Valu5 B.V. zelf het doel en de essentiële middelen bepaalt, bijvoorbeeld voor platformbeveiliging, eigen accountbeheer, wettelijke administratie, fraudepreventie en de afhandeling van privacyverzoeken, treedt Valu5 B.V. op als verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer een klantorganisatie bepaalt waarom persoonsgegevens van haar kandidaten, medewerkers of andere deelnemers via VALU5 worden verwerkt en Valu5 B.V. die gegevens uitsluitend in opdracht van die organisatie verwerkt, kan de organisatie verwerkingsverantwoordelijke zijn en Valu5 B.V. verwerker. Die verhouding wordt waar nodig vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Voor een privacyvraag kun je altijd contact opnemen met Valu5 B.V. via privacy@valu5.com. Wanneer een klantorganisatie voor een specifieke verwerking verantwoordelijk is, kunnen we het verzoek zo nodig naar die organisatie doorgeleiden of samen met die organisatie behandelen.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van jouw gebruik van VALU5 kunnen onder meer de volgende categorieën worden verwerkt:

• naam, e-mailadres en andere contactgegevens;
• account-, authenticatie-, uitnodigings- en beveiligingsgegevens;
• organisatie-, team-, functie- en trajectgegevens voor zover relevant voor het gebruik;
• intakegegevens, antwoorden, voortgang, observaties, uitkomsten en rapportinformatie;
• contextgegevens die door een bevoegde initiatiefnemer of door jouzelf binnen het traject worden verstrekt;
• persoonlijke rapportages en, wanneer toegestaan, organisatie- of teaminzichten;
• afspraak-, communicatie- en ondersteuningsgegevens;
• technische log-, apparaat-, sessie- en beveiligingsgegevens die nodig zijn voor betrouwbaarheid, misbruikpreventie en beveiliging;
• gegevens die je zelf verstrekt via formulieren, ondersteuning of een privacyverzoek;
• zakelijke bestel- en factuurgegevens wanneer een organisatie VALU5-diensten afneemt.

3. Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens

VALU5 is niet bedoeld om zonder noodzaak bijzondere categorieën persoonsgegevens te verzamelen. Binnen bepaalde trajecten, bijvoorbeeld re-integratie of wanneer iemand zelf gevoelige persoonlijke context deelt, kan informatie echter een gevoelig karakter hebben of onder de bijzondere categorieën van de AVG vallen. Zulke gegevens worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag en, waar vereist, een toepasselijke uitzondering op het verbod van artikel 9 AVG bestaat.

Organisaties worden geacht geen medische diagnoses of andere bijzondere persoonsgegevens in vrije tekstvelden op te nemen wanneer die informatie niet noodzakelijk is voor het afgesproken doel.

4. Voor welke doelen en op welke grondslagen verwerken we gegevens?

Wanneer Valu5 B.V. zich op een gerechtvaardigd belang baseert, wegen we dit belang af tegen jouw belangen, grondrechten en vrijheden. Je kunt in de toepasselijke gevallen bezwaar maken tegen zo'n verwerking.

5. Assessments, profilering en interpretatie

VALU5 verwerkt antwoorden en andere relevante trajectgegevens om patronen, interpretaties en rapportages te maken die bedoeld zijn om inzicht, reflectie en professionele gesprekken te ondersteunen. Daarbij kan sprake zijn van profilering in de betekenis van de AVG.

Een VALU5-profiel is geen medische diagnose en is niet bedoeld als een absolute kwalificatie van een persoon. Uitkomsten moeten in hun context worden gelezen.

6. Geen uitsluitend geautomatiseerde ingrijpende HR-besluiten

7. AI-ondersteunde functies

VALU5 kan AI-ondersteunde functies gebruiken voor bijvoorbeeld het formuleren, structureren of samenvatten van informatie en voor ondersteuning binnen de software. Wanneer persoonsgegevens voor zo'n functie worden verwerkt, beperken we de gegevens tot wat voor de betreffende functie nodig is en gelden dezelfde privacy-, toegangs- en beveiligingsregels als voor andere verwerkingen binnen VALU5.

AI-ondersteuning verandert niet de regel dat belangrijke beslissingen over personen door bevoegde mensen moeten worden beoordeeld. Valu5 B.V. beoordeelt leveranciers die persoonsgegevens namens Valu5 B.V. verwerken en legt waar nodig verwerkers- en doorgifteafspraken vast.

8. Met wie delen we persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld voor zover dat nodig en toegestaan is. Mogelijke categorieën ontvangers zijn:

• de organisatie die het betreffende traject heeft geïnitieerd, maar alleen voor gegevens en rapportages waartoe zij volgens de afspraken en rechten toegang heeft;
• hosting-, infrastructuur-, e-mail-, beveiligings- en technische dienstverleners;
• betaal- en administratieve dienstverleners voor zakelijke transacties;
• leveranciers van ondersteunende software of AI-functionaliteit, voor zover daarvoor persoonsgegevens noodzakelijk zijn;
• professionele adviseurs of bevoegde overheidsinstanties wanneer dit wettelijk noodzakelijk is.

Verwerkers mogen persoonsgegevens alleen verwerken volgens de overeengekomen instructies en beveiligingsvoorwaarden. Wanneer subverwerkers worden ingezet, worden daarvoor waar nodig passende contractuele afspraken en autorisaties ingericht.

9. Persoonlijke en organisatorische rapportages

Individuele uitkomsten worden niet zonder passende grondslag, bevoegdheid en toepasselijke afspraken aan een organisatie verstrekt. VALU5 hanteert rol- en toegangsbeperkingen om persoonlijke rapportinformatie te beschermen.

Een groeps- of teamrapport wordt pas gemaakt vanaf minimaal 5 geldige deelnemers. Kleine groepen en kleine deelcategorieën worden waar nodig onderdrukt om het risico op herleidbaarheid te beperken. Deze drempel vermindert het privacyrisico maar vormt op zichzelf geen garantie dat gegevens in elke context volledig anoniem zijn.

10. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

We streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken waar dat passend en beschikbaar is. Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen echter buiten de EER gevestigd zijn of daar toegang tot gegevens hebben.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldig doorgiftemechanisme onder de AVG bestaat, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende waarborgen zoals de goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses). Waar nodig worden aanvullende maatregelen en een beoordeling van de doorgifterisico's toegepast.

Informatie over de voor een concrete doorgifte gebruikte waarborgen kan worden opgevraagd via privacy@valu5.com.

11. Hoe lang bewaren we gegevens?

• niet-gebruikte uitnodigingen worden uiterlijk 30 dagen na het verlopen verwijderd;
• persoonsgebonden assessmentgegevens worden standaard maximaal 24 maanden na het laatste afgesloten of afgeronde assessment bewaard;
• privacyverzoeken en minimale verantwoordingsgegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is om de afhandeling, beveiliging of een wettelijke verplichting aan te tonen;
• zakelijke bestel- en factuurgegevens worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale en administratieve bewaartermijnen;
• beveiligings- en technische logs worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn vastgelegd, tenzij een incident, rechtsvordering of wettelijke verplichting langere bewaring vereist.

Een geldige organisatieovereenkomst of wettelijke verplichting kan in een concreet geval een afwijkende termijn noodzakelijk maken. Gegevens worden eerder verwijderd of geanonimiseerd wanneer het doel vervalt en geen andere geldige reden voor bewaring bestaat.

12. Beveiliging

Valu5 B.V. neemt passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard, omvang, context en risico's van de verwerking. Daaronder vallen waar passend versleutelde verbindingen, rol- en organisatiegebonden toegangsbeperking, veilige authenticatie, ondersteuning voor tweefactorauthenticatie, logging, back-ups, beheer van kwetsbaarheden en procedures voor beveiligingsincidenten.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Beveiligingsmaatregelen worden daarom periodiek beoordeeld en waar nodig aangepast.

13. Datalekken

Vermoed je dat persoonsgegevens via VALU5 onbevoegd toegankelijk zijn geworden, verloren zijn gegaan of verkeerd zijn gedeeld, meld dit dan zo snel mogelijk via privacy@valu5.com. Valu5 B.V. beoordeelt incidenten volgens de toepasselijke AVG-verplichtingen en informeert waar nodig de verantwoordelijke organisatie, toezichthouder en/of betrokken personen.

14. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie heb je onder de AVG het recht om:

• inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen wanneer daarvoor aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen, waaronder verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang;
• gegevens in bepaalde gevallen over te dragen of in een gestructureerde vorm te ontvangen;
• toestemming voor de toekomst in te trekken wanneer toestemming de grondslag is;
• waar van toepassing rechten uit te oefenen rond geautomatiseerde besluitvorming en profilering.

Een ingelogde deelnemer kan waar beschikbaar het privacyverzoek in VALU5 gebruiken. Je kunt ook schrijven naar privacy@valu5.com. We kunnen informatie vragen om jouw identiteit zorgvuldig vast te stellen. We reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer de AVG dit toestaat kan die termijn bij complexe of omvangrijke verzoeken worden verlengd; daarover word je tijdig geïnformeerd.

Een verzoek wordt niet automatisch toegewezen wanneer persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn voor bijvoorbeeld een wettelijke verplichting, de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering, of een andere wettelijke uitzondering.

15. Klacht bij een toezichthouder

Je hebt het recht een klacht in te dienen bij een bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. Binnen de Europese Economische Ruimte kun je in de toepasselijke gevallen ook terecht bij de toezichthouder van het land waar je gewoonlijk verblijft, werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden.

16. Verantwoordingsplicht en privacy by design

Valu5 B.V. richt haar gegevensverwerking in volgens beginselen zoals doelbinding, dataminimalisatie, juistheid, opslagbeperking, integriteit, vertrouwelijkheid en privacy by design en by default. Afhankelijk van de verwerking onderhouden Valu5 B.V. en/of de verantwoordelijke organisatie de vereiste documentatie, contractuele afspraken, beveiligingsmaatregelen en risico- of gegevensbeschermingseffectbeoordelingen.

17. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, wetgeving, gebruikte technologie of gegevensverwerking verandert. Op deze pagina staat steeds de actuele versie en datum. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we betrokken gebruikers of klantorganisaties op een passende manier wanneer dat op grond van de AVG of de aard van de wijziging nodig is.

18. Contact

Voor vragen over privacy, gegevensbescherming of jouw rechten: privacy@valu5.com.